オフィス移転は一大プロジェクトで1年以上も前から実施する必要のある重要な取り組みです。近年は移転をただの引越しととらえず、新しい働き方に伴う環境作りやワークスタイル変革などを目的として、戦略的に実施する企業も増えていることから、専門的な知見やアドバイス、サポートを取り入れるケースも増えています。
今回は、その専門的なサポートを行うオフィス移転コンサルタントについて解説します。役割やサービス内容のほか、利用のメリット、失敗しない選び方などを解説します。
オフィス移転コンサルタントの役割やサービス内容をご紹介します。
オフィス移転コンサルタントとは、オフィス移転に関する必要な業務を代行・サポートしてくれるコンサルタントです。オフィス移転は、一般的に1年以上にも及ぶ大がかりなプロジェクトであるため、プロジェクト全体をマネジメントする必要がありますが、そのマネジメントも含めて、オフィス移転をスムーズに進行させる役割を担います。
オフィス移転コンサルタントは、事業者によってその業務範囲が異なりますが、大きく次の2つの役割に分かれます。
1.オフィス移転全体を通じたプロジェクトマネジメント
オフィス移転は、現状課題の洗い出しから目的やコンセプトの設計、スケジュール管理、オフィスの物件探し、レイアウト設計、内装工事や設備工事の手配、什器等の調達、各種手続きや届け出まで数多くのタスクがあります。これら一つ一つを代行・サポートする役割があります。
単純にタスクの代行やサポートを行うだけでなく、プロジェクト全体を通じたマネジメントを担います。移転を成功に導き、当初掲げた目標を達成するために専門的な知見やノウハウでサポートします。
2.オフィス移転における働き方設計提案
ビジネス戦略的に、新しいワークスタイルの策定、浸透を支援する役割です。例えば、新しい働き方を実現するための移転であれば、オフィスではどのようなコンセプトを設定すべきかアドバイスしたり、企業文化や業務フロー、課題などを深く理解した上で提案したりします。
また移転後の運用フェーズに至っても、運用課題に応じたトライ＆エラーを繰り返し、オフィス機能をさらに成長させていくサポートも行います。
オフィス移転コンサルタントを利用するメリットには、次の点が挙げられます。
一般的に企業がオフィス移転を行う際には、「引越しイベント」のような感覚で進められることもありますが、オフィス移転コンサルタントを利用することで、オフィス移転を経営・組織目標の観点から検討するチャンスに恵まれます。経営に基づく目標が明確になれば、より自社にとって意義のあるオフィス移転になるでしょう。
オフィス移転コンサルタントを利用することで、オフィス移転の目的としてよく設定される「生産性向上」や「新しい働き方の実現」「コスト削減」などを実現しやすくなります。
その理由として、オフィス移転コンサルタントの多くは、数値目標として最終ゴールであるKGI、中間指標であるKPIを設定し、具体的な施策による目的達成を目指すためです。施策の効果測定を実施し、改善策を実施していくことで、オフィス移転の効果が高まります。
オフィスは、企業が持つ独自の働き方を具体的に表現する場です。移転後に理想的な働き方を実現するためのアドバイスや具体策を得られることで、自社に合った働き方に近づけていけるでしょう。
移転後のオフィスで新しい働き方を実現するために、コンセプトを策定することが重要です。オフィス移転コンサルタントによるサポートで有効なコンセプトを策定できるでしょう。
オフィス移転には計画やスケジュール策定が必須ですが、それを専門的な視点で管理してもらうことで、抜け漏れや遅延のない効率的な進行が可能です。また移転前のオフィスの現状課題を洗い出す際に、社内だけで検討すると当事者であることから問題が見えにくくなることもあります。そのためオフィス移転コンサルタントの専門的な視点から課題分析を実施し、必要なアドバイスをしてもらえることも有益です。
オフィス移転プロジェクトを進める際には、専門的な知見を持つプロジェクトメンバーを社内で集めることになりますが、社内ではどうしてもまかなえないこともあるでしょう。そのようなときのリソースをオフィス移転コンサルタントがより高度な専門スキルで満たしてくれます。
オフィス移転コンサルタントは、新オフィスのコンセプト策定だけでなく、移転後のオフィスを運営し、オフィス移転の目的を達成できているかを定期的に測定し、一定の効果が出るようにサポートまでしてくれます。より効果が出やすくなるでしょう。
オフィス移転コンサルタントを効果的に活用するためのポイントをご紹介します。
まず社内でオフィス移転コンサルタントの利用目的を明確にしましょう。
例えば、「オフィスコンセプトなどは社内で吟味するが、タスク・スケジュール全体を代行してもらいたい」「プロジェクトマネジメントを通じて一括して管理してほしい」「オフィスコンセプト策定から経営目標達成まで伴走してほしい」など課題に応じて利用目的を設定することで、最適なコンサル選びが可能になるでしょう。
先述の通り、オフィス移転コンサルタントは、代行、プロジェクトマネジメント、オフィスコンセプト策定など、各業者で強みが異なるため、利用目的に沿って最適な種類のコンサルを選びましょう。
オフィス移転コンサルタントを選定する際には、複数の業者を候補に挙げて比較選定するかと思われます。その際に、失敗しないために取り入れたい比較項目をご紹介します。
オフィス移転コンサルタントを利用する目的とマッチしているかどうかは、大前提として重要な選定基準です。種類や強み、実績、専門性などあらゆる項目で比較しましょう。
オフィス移転コンサルタントの対応範囲とマッチしていても、質が低い場合は思うような成果につながりにくいでしょう。質を見極めるために、事前に実績の確認や提案を受けるなどすることをおすすめします。
移転後のオフィスは自社にとって新しい働き方を実現する場所です。内装や設備などのハード面だけを設計することでは、本当の意味で働きやすいオフィス作りはむずかしいでしょう。自社の働き方に対して、深い理解をしてくれそうかを検討しましょう。
オフィス移転コンサルタントとは、オフィス移転の1年以上もの長い期間にわたって、コミュニケーションを取ることになります。意思疎通が十分にできるか、コミュニケーション能力は問題ないかを見極めることをおすすめします。
オフィス移転の際には、オフィス移転コンサルタントを利用することで、より自社の目的や目標達成に近づけることができます。
オフィス移転コンサルタントを利用することにより、自社だけで行うよりも目的が明確になり、目的達成のための施策立案が策定できるなど、より成功に近づける多くのメリットが期待できます。
今回ご紹介したような代行のみならず、オフィス移転プロジェクトマネジメントから移転後の運用サポートまで幅広く行うオフィス移転コンサルタントを、パートナーとして選ぶことが重要です。
三機工業ではオフィス移転コンサルティングサービスをご提供しております。 30年以上のオフィス移転の専門家として培ってきた数多くの実績や幅広いネットワークを活かし、プロジェクト全体の最適化をご支援いたします。単なる引越しに終わらない、業務効率や生産性を考えた新しい働き方を実現します。お気軽にご相談ください。
【関連リンク】
コンサルティングサービス
