オフィスに不具合が出ていたり、在宅勤務が増えたことから新たなワークスタイルを検討する際には、オフィスリニューアルや改装を考えることでしょう。しかし、実施した結果、単なる模様替えで終わってしまうこともあります。そのような失敗を防ぐためには、コンセプト設計をしっかり行うことがポイントです。
今回は、オフィスリニューアルや改装のよくある課題や目指すべきこと、費用対効果を高めるコンセプト設計手順、エリア別の設計ポイント、業者選定のポイントを解説します。
オフィスリニューアル・改装にあたっては、次のような課題に直面しがちです。
・単なる模様替えで終わってしまう
・予算や期間が想定外に超えてしまう
・デザインがイメージと異なってしまった
・内装業者との認識違いなどから生じるトラブル
・従業員からの不満や反発
これらのように、オフィスリニューアルや改装は計画的かつ戦略的に行わなければ、目的を達成できず、予算や期間の超過、デザイン違いや内装業者との認識違いを生んでしまいがちです。また、オフィス移転の意義を理解していないまま、座席の配置など、働き方そのものを変更する必要がある場合、従業員からの不満や反発が生じることもあります。
これらの課題を解決するには、まず現状課題を洗い出し、従業員にヒアリングした上で、オフィスリニューアルと改装の目的と目標値を明確に設定することが重要です。その上で、プロジェクトとして全社的に進めていくことが欠かせません。
よく据えられる目的としては、次のものが挙げられます。
・生産性向上や採用力強化
オフィスリニューアルや改装を通じて、生産性向上や採用力強化を目指します。例えば従来、気軽な従業員同士のコミュニケーションがしにくいワークスペースにおいて、コミュニケーションスペースを設ければ、社内コミュニケーションが活性化し、生産性向上につながります。
またフリーアドレスやWeb会議スペースなど新しい働き方を実現するワークスペースを整備すれば、社外から注目を集め、働きたいと志願する人が増え、採用力の強化につながるでしょう。
・従業員のモチベーションアップ
従来、業務効率が下がっていた場合、オフィスリニューアルや改装によって改善することで、モチベーションアップに寄与します。
・社内コミュニケーション活性化
会議室やソファなどを配置したコミュニケーションエリアを設置すれば、社内コミュニケーションが活性化します。
・コスト削減
オフィス内の不要なスペースの削減施策を行えば、コスト削減につながります。またLED照明など、省エネ設備を導入することで、コスト削減に寄与します。
オフィスリニューアルや改装を単なる模様替えに終わらせないためには、これらの目的を据えながら高い効果を目指し、費用対効果を高めるために一大プロジェクトとして取り組むことが必要です。
オフィスリニューアル・改装の費用対効果を高めるためには、コンセプトの設計が欠かせません。コンセプトの概要から設計手順まで解説します。
オフィスコンセプトとは、オフィスのベースとなる考え方や構想を指します。リニューアルや改装においては、新たなオフィスづくりを行うことになりますが、どのような考え方や構想でオフィスを作っていくかを示します。
例えば、新たなオフィスで実現したいことや、利用する社員や訪れる来客、世間一般に対してどのようなことを伝えたいか、企業の理念やビジョン、新たな働き方などを反映します。
オフィスリニューアルや改装でコンセプトを策定する必要性はあるのかと疑問に感じる方もいるかもしれません。コンセプト策定にはさまざまなメリットがあります。
第一に、オフィスコンセプトを策定することで、目的の達成につながりやすくなります。目的をコンセプトに落とし込むことで具現化し、実施しやすくなるためです。また、コンセプトに企業理念などを反映させることで、対外的なブランディングにもつながります。さらに、理想の働き方をコンセプトに反映させて明確にしておくことで、社員にとって働きやすいオフィスを作ることができ、満足度やモチベーションの向上につなげやすくなるでしょう。
コンセプトは、次の手順で策定していくことをおすすめします。
1.現状課題の洗い出し
まずオフィスリニューアルや改装の目的を明確にするために、現状課題を洗い出します。例えば社員アンケートや社員へのヒアリング調査の分析結果を、社員を集めたワークショップで共有し、現状の課題や要望を整理します。
2.リニューアル・改装の目的設定
その後、今回の目的はどの課題をどのように解決するものなのかを検討しましょう。複数課題がある場合は複数の目的を据えるか、優先順位をつけて上位から順に実施することで、期待する成果の創出につながるでしょう。
3.コンセプト策定
リニューアル・改装後の働き方や、オフィスの機能に関する理想像を整理します。現状と理想それぞれを把握し、整理した上で課題点を明確にします。
その結果、コンセプト立案につながります。
4.基本計画書やレイアウト設計への落とし込み
策定したコンセプトを具体的な計画に落とし込みます。基本計画書やレイアウト設計などの際に反映します。
基本計画書とは、概算費用や敷地条件、建物の規模等と共に基本平面図や基本要件などを掲載した、概要をまとめた資料です。
またレイアウト設計として、ゾーニングや動線・セキュリティなどの条件を加味した設計を行います。
オフィスエリア別の費用対効果を高めるポイントをご紹介します。
ワークスペースの設計は、快適な環境を整えることで生産性向上につながり、結果的に利益を生み出せるオフィスを実現できるでしょう。
重要なのは、作業効率を上げることや、社員の仕事の実施方法に応じたコミュニケーションの取りやすさなどを実現することです。作業効率を上げるには、社員に現状課題を入念にヒアリングして解決策を講じたり、作業動線を見直して効率的に作業ができるようにしたりすることが対策として挙げられます。
エントランスは企業の顔となることから、企業理念やビジョン、ブランドのコンセプトなどをビジュアル的に反映することで、ブランディング効果が期待できます。また社員はもちろん、来訪者も快適に移動できる環境を作ることで、エントランスの機能性が高まります。
そして監視カメラや認証システムなどを導入してセキュリティ性能を強化することで、安全を守りながら企業の信頼性向上に寄与します。
コミュニケーションエリアを充実させ、快適に整えることで、社員同士の交流を促進させます。また部署・部門を横断したメンバーや社外の関係者との共創エリアとして創設することで、生産性向上やイノベーションの創出にもつながるでしょう。
ミーティングエリアは、個室またはオープンな話し合いスペースを用意する場所です。ミーティングのセキュリティレベルに応じて個室とオープンスペースを使い分けられるように設計することで、生産性を向上させながら、セキュリティ性も担保でき、機密情報を保持しながら安全なミーティングを実現できます。
社内にカフェを創設することは、ひとときの休息とリフレッシュ、社員同士の気軽なコミュニケーションを創出します。
またリフレッシュエリアとしてランチをとったり、靴を脱いでくつろげたり、トレーニング機器を置いて体を動かしたりする場所を用意しておくことで、社員が心身ともにリフレッシュでき、業務の生産性向上にもつながるでしょう。
オフィスリニューアル・改装の費用対効果を高めるためには、各種業者の選定についてポイントを押さえて実施することが重要です。
主な業者の種類と選定ポイントを見ていきましょう。
プロジェクトマネジメント・コンサルタント：オフィスリニューアル・改装を担うプロジェクトマネジメントやコンサルタントです。専門的な知見とノウハウからオフィスリニューアル・改装を戦略的に実施するサポートを行います。
デザイン設計業者：デザイン設計を専門とする業者です。
内装工事業者：オフィス内の内装仕上げやインテリア、設備などに関する工事業者です。
設備工事業者：電気や空調、ネットワークなどの設備やインフラ系の工事を行う業者です。
引越し業者：実際の物の移設作業を行う業者です。
一括対応業者：内装から設備、家具・什器の提案、施工管理など一括で対応する業者です。
・オフィスに特化した専門性
業者選定の際には、一般住宅や店舗などではなく、オフィスに特化した専門の業者に依頼するほうが、成果が出やすいと考えられます。
・実績
いくら高度な知見やノウハウを持っていると謳っていても、実績が乏しい場合は信頼性に欠けます。また自社と同業種での実績や、理想のデザイン・設計の実績を持つ事業者を選ぶと安心感が高まるでしょう。
・透明性
業者に問い合わせして実績の開示や提案を求めたとき、詳細まで丁寧に開示してくれる透明性の高さも重要です。
・提案力
オフィスリニューアル・改装の提案内容が、企業理念や課題、目的に合致しているかどうかも重要なポイントです。提案力のある事業者に依頼することでねらった効果につながりやすくなるでしょう。
・ビジネス目標達成への伴走
オフィスリニューアル・改装を単なる模様替えに終わらせないためには、自社が抱えているビジネス目標の達成に向けて伴走してくれる事業者を選ぶことが肝心です。
・プロジェクトマネジメント力
オフィスリニューアル・改装を一大プロジェクトと据え、戦略的に実施するための高いプロジェクトマネジメント力を持つ業者は大きな助けとなります。
・建築・設備・システム等への理解力
オフィスに関する建築や設備、システムなどにどのくらい理解があるかも重要です。理解があるかないかで工期や成果が変わってきます。結果的に費用対効果にも影響があるでしょう。できるだけ理解度の高い業者を選ぶことが肝心です。
オフィスリニューアルと改装を行う際には、コンセプト設計を行い、新しいオフィスのデザインや設計に落とし込むことが重要です。またオフィスリニューアルや改装をプロジェクトととらえ、適切なマネジメントを進めることが重要です。
オフィスリニューアルや改装のマネジメントは、社内ですべてに対応することは困難であることも多いでしょう。その場合は、三機工業におまかせください。
三機工業では、オフィス等の移転におけるプロジェクトマネジメントサービスを30年以上にわたって展開して参りました。お客様ごとのニーズや企業文化にフィットしたオフィス空間作りに尽力させていただきますので、ぜひお気軽にご相談ください。
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