深田様:
東京本社ビルでは、コミュニケーションの活性化と働き方の多様化を目的として、営業サポート統括やIT企画など計8部署が入る6階にフリーアドレスを導入しました。東京本社全体ではフリーアドレス化を段階的に進めていますが、フロア全体への導入は今回が初めての取り組みとなります。

三機工業さんには、前室・執務室・マグネットエリアといったフロア全体の内装デザインについて、コンセプト設定からレイアウト、設計、施工監修に至るまで、一貫して対応していただきました。

深田様:
三機工業さんには、これまでコンストラクションマネジメント業務をお願いしてきた実績があります。そのため今回のリニューアルにあたっては、専用端末の配置変更なども含め、トータルでサポートしていただくことが最も効果的だと考えました。

五十嵐:
プロジェクトに取り組むにあたり、役員様や所管の部長様からも働き方やレイアウトに関するご要望をたくさんお伺いしました。場所に縛られない働き方やディスカッションの活発な職場づくりに対する熱い思いを皆様が語られていて、「とても期待されているプロジェクトなんだ」と実感しました。

深田様:
社内コミュニケーションの向上が大きな狙いです。これまでは固定席が主流で、各チームがそれぞれ黙々と業務を進めるスタイルでした。そこで、部署の垣根を越えて従業員同士が偶発的にコミュニケーションを取れる職場を目指し、環境の転換を図ることにしました。

業務を進める過程で互いにアイデアを出し合い、新たな視点や気づきを得ながら働くスタイルへと転換していくことが、今回のプランニングにおける重要なポイントです。

また現在、東京本社には収容人数を上回る可能性があるほど多くの従業員が所属しており、「人員を補強しても席を確保できない」という課題がありました。一方で、外回りやリモートワークにより、常時フロアにいない社員も一定数存在しています。そこで、出社している社員が十分に座れる席を確保する手段として、フリーアドレス化を導入する案が浮上しました。

奥秋様:
従来のフリーアドレス化の意義の一つとして、スペース効率が向上し、ゆったりとした空間で働けるようになる点が挙げられます。しかし今回は、フリーアドレス化を進めながら、同時に収容可能人数も増やさなければならないというミッションも抱えていました。コミュニケーション向上を大きな狙いとしつつもこのような課題があり、振り返ってみても、非常にチャレンジングな取り組みだったと感じています。

一般的に、島型対向のデスク配置は、座席数を増やす上で効率的だとされています。しかしその一方で、部署やチームごとに意識的な境界線が生まれやすく、コミュニケーションの活性化につながりにくいという側面もあります。フリーアドレスであれば、そうした意識は自然と薄れ、部署を越えた交流が生まれやすくなります。また、部署の入れ替えが発生した場合でも、システム機器や什器、ロッカーの再配置をベンダーに依頼する必要がなくなり、コスト削減につなげるという点で、大きなメリットがあります。

深田様:
プランを着地させるまでの間、五十嵐さん、若林さんとは対面での会話に加え、メールや電話を通じて何度も意見を交わしてきました。その結果、回遊性が高く、ディスカッションが生まれやすい設計をご提案していただけたことに大変感謝しています。

具体的なポイントとして、人の目にとまりやすい通路側にミーティング専用スペースを設置しました。また、センター部分には移動しやすいテーブルやチェアを集約し、「今日はメンバーでミーティングや作業を行いたい」といったニーズにも柔軟に対応できるレイアウトを目指してプランを検討していきました。

ただし、業務内容の特性上、決まったメンバーで固まって作業せざるを得ないチームも存在します。そうしたチームについて「どこに配置するのが適切か」といった課題が生じるたびに、その都度プランを見直して対応いただきました。

若林:
最終的にプランが決定する直前にも、スペースや家具の配置や備品の位置など細かい点で調整が必要になりました。設計としては大変な部分もありますが、働く方たちの思いにも応えた上で最大限理想に近い空間を実現させるため、詰めの作業にも力を尽くしました。

齋藤様:
運用を開始してみると、一部のエリアでは座席が不足する状況が生じ、現在も追加で什器を調達しています。リニューアル当初、フロアには400人余りの従業員が在籍していましたが、現在ではおよそ600人規模にまで増加しました。改めて振り返ると、本当に大人数になったと実感しています。

奥秋様:
社員同士のコミュニケーションの質が着実に向上するとともに、コミュニケーションにかかるコストの低減効果も見られています。

まず、業務を進める中で周囲に相談したり意見を交わしたりする場面が増えつつあります。例えば「改まった会議を開くほどではないものの、上司や同僚の意見を聞きたい」という場合でも、気軽にミーティングスペースに誘い、簡単な打合せやブレインストーミングを行うことができます。

会議室の予約や参加メンバーの選定といった手間がかからないので、打合せのハードルが下がり、必要なタイミングで話し合いを持ちやすくなっています。こうした機会を通じて、メンバー同士が頻繁に情報や意見交換しながら意思決定できるようになれば、社内における情報の偏りや非対称性の解消にもつながるでしょう。

また、日常的にディスカッションや意見交換が行われているオフィスでは、上司や同僚の知見が自然と耳に入るようになります。その結果、トラブルが発生した際にも「誰に何を聞けば良いか」が分かりやすくなり、対応に迷ってしまうリスクを減らすことができます。

奥秋様:
今回のリニューアルでは、ペーパーレス化を一層加速させ、これまで壁面の半分近くを占めていたキャビネットを大幅に減らしました。あわせて、社員へ業務用スマートフォンを配布し、固定電話を廃止。さらに個人用ワゴンをなくすなど、オフィス用のアンカーとなる固定家具や備品も見直しています。

その結果、空間に開放感が生まれ、自然とコミュニケーションが取りやすいオフィスへと進化しました。今後はこの環境をいかに維持し、さらに発展させていけるかが課題だと考えています。

また、これまで十分に活用されていなかったホワイトボードやモニターの存在感が高まり、日常的に使われるようになってきました。ミーティングスペースに、ソファーとセットで置いているためか、「便利な道具だから使ってほしい」とあらためて呼びかけるまでもなく、自然とモニターを見たりホワイトボードに書き込みをしながら話し合う光景が増えていると感じます。

深田様:
フロアに設置した什器は、落ち着いたカラーと特徴的なフォルムを採り入れ、バリエーション豊かに揃えることができました。

奥秋様:
これまでオフィスに取り入れるカラーとしては、なじみやすいグレーやグループカラーであるグリーン・オレンジが主な候補だったと思います。今回はそうした従来の選定基準にとらわれず、ソファーやチェアのカラーを選びました。ただ、もう一歩踏み込み、よりビビッドで目を引く色味やトーンを取り入れてもよかったかもしれないと感じています。

フリーアドレス化からまだ1、2カ月という部署もあり、部署ごとに固まって座る傾向が一部残っているのが現状です。また、周囲から聞こえてくるオンライン会議の音を気にする人もいるようです。しかし、こうした点も徐々にオープンな環境に慣れ、それぞれが声量や音量を調整する工夫を身につけていくことで、新しいオフィス環境に自然と馴染んでいくのではないかと思っています。